“OMG, CREATE ALL
CORRESPONDENCE
with
ONE SINGLE keystroke.”

Digitale postkamer ook voor alle uitgaande post

“Voor ons als verzekeraar is prolongeren op zichzelf een feest. Het proces om het allemaal geregeld te krijgen is een ander verhaal. Zeker toen we met meerdere labels gingen werken. We hadden printers met allemaal verschillende bakken. Per bak ander briefpapier. De nota werd altijd apart geprint. Daarna handmatig weer toevoegen aan het polis blad en de brief. Wat een werk steeds weer. Het liefst wilden we het geprinte document (incl. logo ed.) in ons dossier hebben, maar dat ging helaas niet. Bovendien waren we steeds meer euro’s kwijt aan portokosten en drukwerk.”

Met DDi Create vonden we een oplossing die op al deze vragen antwoord gaf.”

Correspondentie automatisch samenstellen en opmaken

verzekeringen documentmanagement

Meer werk verzetten vanuit de Digitale Postkamer

Nota’s worden samengesteld vanuit ons ERP systeem. De bijbehorende bijlagen – uren verantwoordingen – komen uit onze projectadministratie. Dit is precies de reden waarom we alles eerst uitprinten om daarna met de hand de urenbijlage bij de nota te voegen. Nu doen we dit volledig automatisch. Vanuit de digitale postkamer. In kleur samengesteld, in de juiste huisstijl en automatisch via de email verstuurd. Met bijna 15.000 nota’s per jaar scheelt ons dit alleen al aan portokosten en drukwerk ruim 20K per jaar. Snel verdiend!

Elektronisch corresponderen,
ongelooflijke tijdwinst met slimme formulieren

Maak je veel gebruik van standaard formulieren die je nu print en naar de klant stuurt als PDF of via de email. De klant vult ze in en stuurt ze weer terug. Het enige wat je nog moet doen is de boel overtypen in je systeem en de formulieren scannen en toevoegen aan het dossier.

Nu niet meer dus! De klant ontvangt via de email een slim formulier, vult deze in en klaar is Kees. Niets meer overtypen. Niets meer scannen. Gewoon controleren en nogmaals, klaar = Kees!

output management
output management voor verzekeraars

Combineren met gegevens uit andere bronnen

Soms staan niet alle gegevens in één systeem. Naast het ERP systeem gebruiken je wellichtook nog een CRM systeem en ongetwijfeld een HRM pakket. De digitale postkamer software weet op basis van instelbare regels precies de juiste gegevens uit ieder systeem te halen. Stelt automatisch de correspondentie samen, verstuurt deze en zorgt ervoor dat documenten geraadpleegd kunnen worden vanuit de verschillende systemen.

Workflow management regelt het vier ogen principe

Natuurlijk is het niet wenselijk om alle correspondentie ongecontroleerd te versturen. Tegelijkertijd is het ook niet wenselijk om alle correspondentie te controleren (kan wel als je dit wil). De Proces Manager zorgt ervoor dat alleen de belangrijke correspondentie extra ter controle wordt aangeboden. En bij bulkprocessen, bijvoorbeeld steekproefsgewijs.

output management
output management

Met de Document Manager alles digitaal archiveren

De digitale postkamer software stelt via instelbare regels alle correspondentie automatisch samen. Naar wens digitaal en/of analoog verstuurt naar je klanten. Vanzelfsprekend wil je alle verstuurde documenten bewaren. En direct kunnen raadplegen vanuit verschillende systemen. Natuurlijk ook beschikbaar voor je klant in zijn digitale klantmap. Zonder dat je hier allerlei extra werk aan hebt. Dat wil je gewoon niet. Da’s prima, want dit wordt automatisch geregeld door de digitale postkamer.

Output Management = multiple gain

Kostenbesparing

Direct besparen op porto en drukwerk kosten. Beter bedrijfsresultaat!

Tijdswinst

Nooit meer sorteren en samenvoegen. Scheelt echt veel tijd!

digitale facturen automatisch uitlezen

Minder fouten

Alle correspondentie altijd correct samengesteld. Veel minder fouten!

Digitaal gearchiveerd

Elektronisch archiveren in het DMS. Klaar voor 2020!

DDi heeft interface met

Bel ons voor jouw interface: 088 567 20 00