Transaction robot DDi

“All these inboxes, all these messages,
how can we get any grip on it?
Just ask the Transaction Robot!"

Email verwerken nog nooit zo eenvoudig

“Voor onze reguliere dienstverlening werken we met zogenaamde ‘algemene mailboxen’. Je kent ze wel ‘info@bedrijf.nl’, ‘verkoop@bedrijf.nl’, ‘service@bedrijf.nl’. Prima service aan onze klanten en leveranciers. Ze weten direct naar wie ze het bericht moeten sturen en wij weten zeker dat het op de juiste afdeling terecht komt. We hadden alleen even geen rekening gehouden met het beheer van deze berichten. Wie gaat binnen welke afdeling welk type bericht opnemen. Er komt veel op binnen en nagenoeg ieder bericht heeft een opvolging nodig, hoort vaak bij een lopende casus of start een nieuwe casus op.

We hadden een soort van email management systeem nodig. Wij op pad en al snel kwamen bij de Transaction Robot terecht.”

eMailXtractor veel meer dan email management alleen

Automatisch email verwerken

Het start met het configureren van je mailboxen. Het aantal kent geen beperkingen voor de eMailXtractor. Het gaat erom dat het systeem per mailbox werk voor je uit handen neemt. Geef aan wat je per mailbox verwacht en de Transaction Robot gaat aan de slag voor je. Met het beantwoorden van de wie, wat, waarom, waarover, welke, wanneer, waarbij vragen.

Echt alles van een bericht lezen

De Robot wil graag voor je bepalen wat je wil dat er met een bericht gebeurt. Hiervoor ‘leest’ de Robot ieder bericht volledig door. Ook alle bijlagen, ongeacht het formaat. Na het bericht te hebben gelezen houdt de Robot ieder bericht tegen een set van regels aan. Regels die je zelf hebt ingesteld.

email management DDi

Wie, wanneer, waarover, welke, etc.

Je bepaalt zelf welke regels de Transaction Robot toepast. Op basis van deze regels gaat de Robot aan de gang. Een stuk email management. Toevoegen aan dossier. Doorsturen naar een collega. Meteen maar een antwoord naar de afzender. Koppelen aan bijvoorbeeld je CRM. De mail archiveren. En uitval (voldoet niet aan regels) regelt ie ook voor je.

Eerst behandelen dan de mail archiveren

Heel veel berichten vragen om een reactie. Voordat je de mail kan archiveren in het digitaal archief moet iets of iemand het bericht behandelen. Via de ingestelde regels komt ie automatisch bij de juiste behandelaar. Als die haar taak heeft afgerond wordt deze automatisch gearchiveerd.

DDi heeft interface met

Bel ons voor jouw interface: 088 567 20 00