“All documents, paper, PDFs
and email, STRUCTURED
AND SECURED
with(out)
hocus pocus”

Zwaar beveiligd digitaal archief waar we allemaal bij kunnen

 

“Een goed beveiligd digitaal archief. Dit was zeker niet het eerste wat we riepen toen we met ‘digitaliseren’ begonnen. De belangrijkste reden om te digitaliseren was enerzijds het delen van informatie en anderzijds het voorkomen dat documenten op allerlei verschillende plekken worden bewaard. Met als gevolg een veelvoud aan kopietjes. Daar kwam wel wat verbetering in toen we naar de K-schijf gingen, maar toch werden nog steeds veel documenten gekopieerd over verschillende mappen.

Het werd pas echt erg, toen een stagiair het arbeidscontract van onze controller zat te lezen en die ook nog had doorgestuurd naar z’n zwager die een opleiding accountancy deed. Je snapt de paniek die uitbrak.”

Alleen geautoriseerd toegang tot het digitaal archief

Digitaal archief geautoriseerd

Wie mag waar bij

Alle documenten worden opgeslagen in het digitaal archief. Uiteraard beveiligd, automatisch gesorteerd en gerubriceerd in de juiste mappen. Wie nu precies toegang heeft tot welk dossier en/of document is geregeld door de Document manager in de Document Store.

En dan als je erbij kan

Dan wil dit niet zeggen dat je zonder meer alles met het document mag doen. Wel of geen gegevens muteren, wel of niet kunnen printen. Mogen documenten gekopieerd/geprint worden. Door de één wel, door de ander niet. Ook dit regelt de Document Store voor je.

Document autorisatie DDi
Documentbeheer dossiers

What about relaties tussen documenten?

Documenten kunnen tegelijkertijd bij meerdere dossiers horen. Kopiëren is geen optie. Voorbeeld: alle offertes bij een offerte traject wil je bij elkaar hebben. De offerte die tot de opdracht heeft geleid, wil je bij het order dossier. Wellicht wil je deze ook hebben als je de factuur ontvangt. Dit wordt allemaal geregeld door de Document Manager.

Digitaal archief is onmisbaar

Digitalisering is een feit. De komst van eerst IT en later het internet, heeft grote gevolgen op de manier van werken. Geen vaste werkplek, overal je werk kunnen doen, tijdsonafhankelijk, met ieder willekeurig apparaat. Zomaar enkele voorwaarden aan onze huidige manier van werken en dus ook aan het digitaal archief. De Document Store ondersteunt hierin.

Digitaal archief in de cloud

DDi heeft interface met

Bel ons voor jouw interface: 088 567 20 00