“Almost 80% of our MAIL
is SENT DIGITAL nowadays.
No broomstick necessary.”

Output management automatiseert onze reacties

“Ongemerkt versturen we steeds vaker en meer reacties naar onze klanten. Dit komt vooral omdat meer en meer klanten zaken met ons willen doen. Goed nieuws natuurlijk, maar kosten en complexiteit nemen toe. Offertes en orderbevestigingen versturen we via ons CRM. Aanbiedingsbrieven maken we in Microsoft Word. De facturen komen uit ons ERP systeem en een installatieafspraak uit ons planningssysteem.

Beheer, huisstijlbewaking, samenstellen inhoud, handling, pffff.
We geven hier serieus veel tijd aan uit en nog gaat er veel fout.”

output management

Output management software voor verschillende doeleinden

De redenen om output management in te zetten lopen uiteen per organisatie. Het onderhouden van allerlei verschillende sjablonen in diverse stijlen is er één. Terwijl een ander een forse besparing wil realiseren op zijn porto kosten of de ambitie heeft tot het volledig automatisch samenstellen van een reactie.

Verschillende bronnen maken documenten automatisch op

De inhoud van de correspondentie aan je klanten komt vaak uit verschillende bronnen. In het CRM staan je klantgegevens, contracten in het ERP, projecturen voor een klant boek je weer in een ander systeem. De output management software weet feilloos waar alle bruikbare data staat. Ze stelt automatisch de factuur samen – in de juiste (full colour) huisstijl – en zorgt dat deze wordt verstuurd, zoals de klant wenst. Via de post, als PDF bijlage per email of volledig elektronisch.

output management
document management

Alle output digitaal archiveren in het document management systeem

De software stelt alle correspondentie automatisch samen (o.b.v. ingestelde regels) en verstuurt deze naar je klant. Natuurlijk wil je de brief, offerte, factuur, etc. bewaren in het juiste dossier, met de juiste kenmerken zonder dat je hier allerlei extra handelingen voor hoeft te doen. Dat hoeft dus ook niet. De output management software doet dit voor je. Automatisch opslaan in het DMS!

Vierogen principe met workflow management

Teveel correspondentie is te belangrijk om ongecontroleerd te versturen. Contracten, offertes, begrotingen, uitkeringen. Je wilt zeker weten dat alles juist is verwoord. Vooral bij correspondentie met een zekere waarde. Minimaal vier ogen moeten deze correspondentie controleren. Met de workflow management module kan dit keurig worden geregeld.

document management

Output management flows your productivity

Kostenbesparing

Alleen al wat je kan besparen aan portokosten. Circa € 1,- per document.

Tijdwinst

Bespaar tot 80% op het samenstellen van documenten.

digitale facturen automatisch uitlezen

Juiste huisstijl

Alle correspondentie altijd in de juiste huisstijl opgemaakt.

Digitaal gearchiveerd

Alle correspondentie automatisch digitaal archiveren.

DDi heeft interface met

Bel ons voor jouw interface: 088 567 20 00